Как правильно организовать работу электронной почты?

Каждый вечер очищайте папку «Входящие»

Папка «Входящие» - это место сбора всей поступающей информации, которую нужно научиться быстро рассортировать. 

Для того чтобы рассортировать письма по темам нам нужно дополнительно создать несколько важных папок. Например «Ответить», «Личное», «Работа», «Интересное», «Важное» и «Персоналии».

В каждой папке создайте подпапки. Папка «Персоналии» может содержать переписку с важными для вас людьми. К примеру,  в этой папке создаем подпапку «Иванов И.И.» и оговариваем правило (фильтр) в почтовом ящике, что все письма от Иванова И.И. будут сразу же отправляться в эту папку. Можно не волноваться, что вы пропустите это письмо, ведь в меню рядом с названием папки будет высвечиваться значок, что в этой папке находится не прочитанное письмо.

Так мы поступаем со всеми важными для нас письмами.

Очищаем почту от СПАМА

Сортируя письма, нужно обязательно не желательные послания и те, на которые вы не подписывались отмечать как спам.

У почтовой программы есть функция фильтра спама. Она способна запоминать подобные письма и при повторном отправлении от этого автора, письмо попадет сразу в папку спам.

Если вы не очистили эту папку сами, то через 30 дней все письма автоматически из папки спам удаляются и вам не нужно об этом беспокоиться.

Никогда не отвечайте на нежелательные письма, потому что вашу электронную почту могут использовать мошенники.

Выполняя правила работы с электронной почтой, ваш рабочий день будет более эффективным - вы сможете занимать меньше времени на сортировку, ответы и написание писем. Вот некоторые конкретные советы:

Правила работы с электронной почтой

1. Установите конкретное время для работы с электронной почтой. По окончании этой работы отключайте почтовый ящик.
2. Изучите возможности  и настройки почтового ящика. Это поможет вам быстро ориентироваться при работе с письмами.
3. Папку «Входящие» используйте как место сбора информации, которую нужно рассортировать. При этом используйте для пометок писем ярлыки. Каждый вечер эта папка должна быть пуста.
4. Настройте фильтры в почтовом ящике для раскладки важных писем сразу по тематическим папкам
5. Периодически чистите (отписывайтесь) рассылку от не интересных и не актуальных. Для этого установите график в календаре. Например, один раз в квартал. Чем чаще вы это делаете, тем меньше времени будет занимать такая чистка.
6. Ежедневно сортируйте письма в папке входящие и по возможности отвечайте на письма сразу.
7. Заготовьте заранее готовые шаблоны ответов на письма. Включите в свои ответы шаблон приветствия и подписи. Это существенно сэкономит время во время написания ответов на письма.
8. Старайтесь по возможности писать кратко. Дополнительную информацию прилагайте к письму отдельным файлом.
9. Вложенные в электронные письма файлы всегда проверяйте программой антивируса.
10. Соблюдайте правило: «одно письмо – одна тема». Так легче получателю работать с письмами.
11. Если вам от разных людей приходит один и тот же вопрос, то имеет смысл ответить публично на своем блоге или сайте и в письме дать ссылку на эту статью. Так вы сэкономите время на написание ответа и дадите полную информацию заинтересованным лицам.
12. Помните правило: чем меньше пишешь, тем меньше получаешь писем.
13. Сохраняйте архив отправленных писем.
14. Не предоставляйте пароль от аккаунта, где находится ваша почта третьим лицам.
15. Используйте функцию «Свойства письма», чтобы узнать дополнительную информацию о письме. Для этого нажмите на правую кнопку мышки  в режиме чтения письма.

Поисковые системы — программно-аппаратный комплекс с web-интерфейсом, предоставляющий возможность поиска информации в Интернете. 
Большинство поисковых систем ищут информацию на сайтах Всемирной паутины, но существуют также системы, способные искать файлы на FTP-серверах, товары в интернет-магазинах, а также информацию в группах новостей Usenet. Для поиска информации с помощью поисковой системы пользователь формулирует поисковый запрос. По запросу пользователя поисковая система генерирует страницу результатов поиска. Такая поисковая выдача может сочетать различные типы файлов, например: веб-страницы, изображения, аудиофайлы. Некоторые поисковые системы также извлекают данные из баз данных и каталогов ресурсов в Интернете. 
Цель поисковой системы заключается в том, чтобы находить документы, содержащие либо ключевые слова, либо слова как-либо связанные с ключевыми словами. Поисковая система тем лучше, чем больше документов, релевантных запросу пользователя, она будет возвращать. Результаты поиска могут становиться хуже из-за особенностей алгоритмов. Например, на запрос домашние животные поисковый сервер «Яндекс» (подробнее о нем см. ниже) выдает более 14 000 000 ссылок на страницы, содержащие нужные, на его взгляд, сведения. Однако далеко не все так гладко: при посещении некоторых найденных страниц выясняется, что искомой информации на них недостаточно, а то и вовсе нет. 
Чтобы искать с максимальной результативностью необходимо знать как работают поисковые серверы и правильно составлять запрос на поиск информации.

Принципы работы поисковых систем

Поисковые системы работают, храня информацию о многих web-страницах, которые они получают из HTML страниц. Основные составляющие поисковой системы: поисковый робот, индексатор, поисковик. Обычно системы работают поэтапно. Сначала поисковый робот получает контент, затем он просматривает содержимое web-сайтов. Только после этого индексатор генерирует доступный для поиска индекс. Индексатор — это модуль, который анализирует страницу, предварительно разбив её на части, применяя собственные лексические и морфологические алгоритмы. 
В основе работы большинства современных поисковиков лежит индекс цитирования, который вычисляется индексатором в результате анализа ссылок на текущую страницу с других страниц Интернета. Чем их больше, тем выше индекс цитирования анализируемой страницы, тем выше эта страница будет отображена в результатах поиска и тем выше страница будет представлена в списке найденных ресурсов.

Правила построения поисковых запросов

Как уже отмечалось, в Интернете существует множество поисковых серверов, отечественных и зарубежных. 
Российские поисковые серверы: Яндекс (www.yandex.ru); Рамблер (www.rambler.ru); Апорт (www.aport.ru) и Gogo (www.gogo.ru).

Зарубежные поисковые серверы: Google (www.google.com); Altavista (www.altavista.com) и Yahoo! (www.yahoo.com). 
Для поиска на русском языке лучше подходят российские серверы, на иностранном — зарубежные, хотя, Google неплохо справляется с поиском на многих языках. Несмотря на заявления многих владельцев поисковых систем, что запросы могут быть написаны практически на языке, который люди используют для общения между собой, это далеко не так. Благодаря внедрению новых языковых технологий поисковые системы стали гораздо лучше понимать пользователя. Поисковики теперь ищут не только запрашиваемое слово, но и его словоформы, что позволяет делать результаты поиска более точными. Например, если в поисковом запросе присутствует слово умный, то его результаты будут содержать не только это слово, но и его производные: умного, умная, а также ум и даже разум. Естественно, страницы со словоформами будут не в числе первых результатов поиска, но элементы искусственного интеллекта налицо. Этот факт полезно учитывать при построении поисковых запросов. 
Следует помнить о том, что поисковые системы при обработке запроса не учитывают регистр символов, а применять знаки препинания в поисковых запросах вовсе не обязательно, так как они также игнорируются поисковыми серверами. Однако при построении сложных расширенных запросов, результаты поиска по которым обычно гораздо ближе к ожидаемым, используют традиционные знаки препинания. Большинство поисковых систем может бороться с опечатками. Если поисковому серверу покажется, что в слове допущена ошибка или опечатка, то он предупредит об этом той же фразой: Быть может, вы искали….

Cлова для запроса поисковому серверу

Есть выражение «Машина должна работать, человек — думать», и сказано оно как раз о такой ситуации. Задача пользователя при составлении поискового запроса — выделить ключевые слова, задача поискового сервера — наилучшим образом обработать введенный запрос. Рассмотрим пример, иллюстрирующий типичные ошибки начинающих пользователей при поиске в Интернете. На запрос «Загадки о музыкальных инструментах» поисковик не выдал полезных результатов. Тогда пользователь решает исправить запрос, дополнив его и написав: «Загадки для детей о музыкальных инструментах» — результаты поиска оказались еще хуже предыдущего. Для данного примера неплохим решением явился поиск по ключевому слову «загадки». В Интернете много таких сайтов, а зайдя на сам сайт и немного поискав по его разделам, вполне можно найти интересующую информацию. Сформулируем несколько правил составления запросов:

• выбирайте только самые важные ключевые слова, касающиеся рассматриваемой темы;
• слов не должно быть слишком много, но и не слишком мало;
• при неудовлетворительных результатах поиска, используйте более «мягкие» условия для запроса или попробуйте поискать в другой поисковой системе, т.к. механизмы работы поисковиков неодинаковые, следовательно, результаты также могут различаться.

Расширенный поиск

Для обеспечения более эффективного поиска в Интернете поисковые системы предоставляют возможность расширенного поиска, а также поиска с использованием языка запросов. Расширенный поиск — возможность поиска с указанием множества различных параметров. Для этого в поисковиках предусмотрены отдельные страницы, на которых можно задать такие параметры. Принципы работы расширенного поиска похожи у большинства поисковиков. 
Рассмотрим дополнительные возможности поиска на примерах поисковиков Яндекс и Google потому что Яндекс — самый популярный поисковый сервер в русскоязычном Интернете, а Google — самый популярный поисковик в мире. При поиске в Интернете «Яндекс» одним из первых стал учитывать морфологию русского языка, то есть использовать различные формы слова, о чем говорилось выше. Зайдя на сайт www.yandex.ru, пользователь может ввести запрос и тут же получить результаты поиска, а можно использовать ссылку Расширенный поиск, используя пиктограмму, и перейти на соответствующую страницу (см. рисунок ниже), на которой тонко настроить параметры поиска.

Рассмотрим дополнительные возможности, которые можно использовать на странице расширенного поиска: указать собственное местоположение (Москва), указать в каком виде должна быть представлена информация (Тип файла), период времени в котором ищем информацию (за сутки, за 2 недели, за месяц, От..До), на каком языке должна быть представлена информация (Русский, Английский Еще), а также можно указать URL-адрес сайта и т.д 
Выбор (Точно как в запросе) указывается поисковику для того, чтобы морфологию слов запроса не изменять, а искать только ту форму слова, которая задана.